Gestión de los Registros (Records Management) (III)

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Los pasos anteriores y los siguientes son base para determinar la naturaleza y extensión de las pruebas de auditoría que deban efectuarse. Las pruebas de auditoría, como se sabe, son de dos tipos: De cumplimiento y sustantivas. Buscan obtener evidencia que los controles establecidos existen en realidad y se utilizan y ejecutan correctamente. Al conjunto de pruebas resultante se denomina Programa de auditoría. El modo en que se verificó cada respuesta de los cuestionarios, debe ser incluida en los checklist.



A finales del siglo XX, los Sistemas Informáticos se han constituido en las herramientas más poderosas para materializar uno de los conceptos más vitales y necesarios para cualquier organización empresarial, los Sistemas de Información de la empresa.

La Informática hoy, está subsumida en la gestión integral de la empresa, y por eso las normas y estándares propiamente informáticos deben estar, por lo tanto, sometidos a los generales de la misma. En consecuencia, las organizaciones informáticas forman parte de lo que se ha denominado el "management" o gestión de la empresa. Cabe aclarar que la Informática no gestiona propiamente la empresa, ayuda a la toma de decisiones, pero no decide por sí misma. Por ende, debido a su importancia en el funcionamiento de una empresa, existe la Auditoría Informática.

Seguimos con el tema expuesto en los dos anteriores artículos.

Una estrategia de comunicación

Durante el curso de la auditoría, que puede tomar muchos meses, es importante mantener todas las partes interesadas en su entorno, y estar feliz con el progreso. Una estrategia de comunicación bien desarrollada, utilizando todos los métodos disponibles, es vital.

1. Una declaración general a todos los miembros del personal que explique que la auditoría de la información se llevará a cabo y por qué es del interés de todos y que se debe hacer correctamente. Esto debe tener el pleno apoyo de la alta dirección y debe ser corta y concisa.
2. La comunicación periódica de antemano con los que están actuando como el contacto local / campeones. Al principio esto puede implicar una sesión de entrenamiento / discusiones y llamadas telefónicas. Más tarde, un boletín informal o comentarios a este grupo de  como la auditoría avanza o no están directamente involucrados en ese punto en el tiempo.
3. La comunicación directa con el área, departamento, escuela o unidad antes de que la auditoría esté programada para tener lugar. Después de que se complete, hacerle comentarios con algunas sugerencias y conclusiones preliminares.
4. Elaborar informes periódicos para la administración superior, incluso si esto no es un requisito formal, como parte de la tarea. Este es un elemento vital para garantizar el apoyo continuado y, en su caso, resolver los conflictos o dificultades.
5. Regulares boletines generales a todos los miembros del personal que contenga información general, ha sufrido, o hechos fascinantes encontrados durante la auditoría son importantes para ganarse a los escépticos. Esto se puede hacer a través de boletines de noticias actuales que la mayoría de las instituciones tienen o temas a través de la Intranet. Corto y rápido es la regla general.

Cómo ir sobre cómo obtener información

Hay una serie de enfoques posibles a la tarea de obtener la información necesaria:

• Un cuestionario formal
• Selectiva, pero no estructuradas, entrevistas con los miembros del personal
• Las entrevistas estructuradas con los miembros clave del personal

La experiencia práctica sugiere fuertemente que el enfoque disperso de un cuestionario, a todos los miembros del personal, tiene una tasa de éxito pequeña. Las tasas de respuesta de menos del 20% son muy comunes.

Una entrevista no estructurada casi seguro que significa que los artículos estarán perdidos, olvidados o ignorados como "no ser importante" o relevante.

La entrevista estructurada con el personal clave, casi seguro que los responsables de la Departamental, la escuela o la administración de la facultad en el primer caso, dará a todo el ejercicio una forma y también le conducirá a otras fuentes importantes de información dentro de la misma zona. Esto debe tenerse en cuenta en el plan del proyecto, y si se lo usa con cuidado, no es una mala manera de proceder. También permite que un solo departamento / facultad / escuela sean tratados en una sola pasada y el proceso de auditoría pude pasar a otras partes de la institución.

Las preguntas que se harán

Las preguntas deben formularse de tal manera que evocan un sí / no o simplemente respondan a los hechos. Es muy importante pensar cuidadosamente las cuestiones que necesitan ser contestadas. Tienen que estar relacionado con el propósito de la encuesta y la forma en que los resultados se utilizan. No existe un formato estándar para esto, y algunas preguntas que podrían ser muy relevantes para una auditoría podría ser igualmente sin importancia en otra.

Por otra parte la auditoría es una oportunidad única que no se puede repetir con mucha rapidez, por lo que debe ser lo más completa posible. La manera más económica para hacer frente a esto es configurarla como una tabla en una base de datos. Esto permitiría que algunos de los análisis preliminares puedan hacerse con las propiedades de la base de datos. He aquí una plantilla de la forma en que esto puede hacerse y un ejemplo. Sin embargo, la plantilla que se ofrece no pretende ser exhaustiva. Hay cuestiones que cada institución desea añadir como parte de su auditoría.

El inventario físico

El inventario físico se inicia con la identificación de todos los lugares utilizados en un departamento para el almacenamiento y el equipo de marca y el modelo que se está utilizando. Esto incluirá la presentación de cajones, armarios, y lugares en los que el departamento considera que debería almacenar el material fuera del sitio. Usted debe registrar ésta como la fiscalización.

Es igualmente importante echar un vistazo a todos los equipos, tenga en cuenta cómo y si están conectados en red, los paquetes utilizados y las reglas de juego existentes para el e-mail y el uso de Internet. Algunas instituciones que ya van a hacer este tipo de auditoría como parte de su función de TI y la información estará disponible. En muchos casos, estos serán incluidos en el registro de activos de gestión central que debe ser de fácil acceso. Esto, entre otras cosas, le dice cuando el equipo fue comprado y por lo tanto ¿qué edad tiene y donde se sienta en un ciclo de sustitución probable?.

En cualquier caso, la estrecha colaboración y el apoyo de los colegas de TI será de vital importancia.

Próximos pasos

Análisis de la rentabilidad de la etapa de recolección de información de forma rápida revelará:

• Las áreas donde los procesos de negocio están siendo apoyados adecuadamente por el mantenimiento de registros.
• Áreas donde los cambios tendrán que hacerse por externos requisitos legales o reglamentarios que no se están cumpliendo.
• Áreas donde los procesos de gestión de los registros son al azar y en un sistema regular se deben introducir.
• Áreas donde los negocios se podrían mejorar mediante la simplificación de un procedimiento.
• Áreas en las que el registro, y por lo tanto la institución, están en riesgo.

La tarea principal es crear un informe que defina lo que se requiere para garantizar el cumplimiento de todas las leyes y reglamentos.

El segundo paso es la elaboración de un Programa de Retención para todo tipo de registros encontrados. Es de esperar que en las grandes instituciones de las diferentes prácticas y normas prevalecerán en diferentes partes de la organización. Es de vital importancia desde el punto de vista tanto de la Libertad de la Información y Protección de Datos, que estos estén estandarizados en toda la institución, estar de acuerdo y cumplir. Vea la sección de Registros horarios de retención (en el artículo cuarto sobre este tema).

Por último, es útil para sugerir cómo los discos de larga duración útiles podrían permanecer en un área de trabajo o archivo actual para los propósitos de negocio actuales y cuando se pudo mover con seguridad para el almacenamiento semi-actuales. El objetivo es mantener el área de trabajo actual y los sistemas tan ordenados como sea posible y se centre en el negocio de inmediato.

Registros Electrónicos

¿Hay alguna diferencia?

Los registros electrónicos requieren todos el mismo cuidado que se debe aplicar a los registros en papel o en microfilm capturado, pero presentan algunos retos adicionales únicos y difíciles. La diferencia clave es que el índice de condiciones adecuadas, la búsqueda de datos y el período de retención (normalmente se conoce como metadatos), tienen que ser aplicados en el punto de creación, si ha de haber alguna posibilidad de encontrar el registro de nuevo  como un registro en cualquier sistema de negocios racional.

Los registros electrónicos deben tener las características siguientes:

• Fáciles de cambiar, copiar y modificar
• Los Complejos tienden a carecer de una estructura clara cuando se están creando
• Fluidos
• Transitorios y la necesidad de decisiones positivas para la selección y preservación en el comienzo mismo del ciclo de vida.

¿Copia o grabación original?

Un registro que se crea por vía electrónica como el único registro de una transacción, la decisión o actividad constituye un documento original. Vale la pena decir que la última palabra procesados de la versión de un documento en un sistema electrónico si es un minuto o una carta no es el original de la versión en papel.

Un registro que se crea como una versión electrónica o facsímil digitalizada de un registro creado en otro soporte (papel, película, voz) es un registro de copia. Esto sigue siendo cierto o no, el original todavía existe.

Objetivos de la gestión de registros electrónicos

Hay tres objetivos fundamentales que deben aplicarse a todos y cada registro electrónico nuevo:

• Autenticidad. Debe ser una versión precisa de la actividad, transacción o decisión que representa
• Integridad. El registro no debe ser alterado después de que haya sido creado o 'declarado'. Como principio general, si el contenido del expediente / de información es necesaria para el procesamiento posterior de este debe ser copiado y un nuevo registro creado.
• No repudiado. La propiedad original de los registros debe ser establecida y mantenida para evitar que el autor reniegue del registro.

Registros electrónicos de administración de directivas

Esto debe cubrir cinco áreas principales:

• La captura de los registros electrónicos en un Registros Electrónico y Gestión de Documentos (EDRMS) cuando exista dentro de su institución. InfoRed CSAC tiene un Infokit donde se aplican otras sobre la aplicación de Registros Electrónicos y Sistemas de Gestión Documental.
• la búsqueda de indexación. Diseñar su caso, los términos y la información de referencia (normalmente se conoce como metadatos) para la aplicación como el registro es creado. Este es el paso más importante de todos porque sin la recuperación del registro de los sistemas será prácticamente imposible después de un período muy corto de tiempo. El " triángulo de las Bermudas" electrónica donde los datos se agregan a un sistema y luego es irrecuperable, es un fenómeno muy conocido.
• Mantener registros seguros y accesibles. Esto implica la identificación del Registro Civil, fuera de las instalaciones y la actualización de las copias de seguridad, asegurando que la transferencia de datos es un proceso totalmente certificado y documentado y asegurar que las copias de seguridad cumplen también los requisitos de la Libertad de la Información y la legislación de Protección de Datos.
• E-mail de gestión y uso
• La retención y conservación de registros electrónicos. Esta es quizás la parte más pequeña de entender de la política, porque es una zona en la que los especialistas de TI han tenido tradicionalmente un exceso de confianza en su capacidad para encontrar una solución técnica, cuando sea necesario. Puede que tengan razón, pero la prevención es más barato que curar. A modo de advertencia sobre la tasa de supervivencia de los registros electrónicos de los medios de almacenamiento de la Digital Preservation Coalition, ha elaborado la siguiente tabla de esperanza de vida de diversos medios electrónicos de almacenamiento bajo diferentes condiciones de temperatura y humedad relativa.

A modo de contraste de los documentos en papel que se mantienen a una temperatura de 16-19 grados centígrados y una humedad relativa entre 45-60% debe estar bin durante más de 100 años (British Standard 5454:2000).

Buen manejo y una mejor utilización de la inversión

Hay una serie de características de muchos registros existentes de creación de los sistemas electrónicos que ofrecen algunas ventajas de la gestión de los registros. La mayoría de los usuarios operar en dos o tres áreas distintas. Los equipos de trabajo están normalmente vinculados a un espacio de trabajo en grupo, que a su vez se superponen o estan vinculados a un espacio de trabajo corporativo.


En la práctica esto significa que muchos funcionarios ya están acostumbrados a la idea de trabajar en un espacio común donde los archivos tienen que ser etiquetados de tal manera que todos puedan encontrarlos fácilmente. Los niveles de acceso permitido se controlan por un administrador de sistema local, o en el espacio empresarial por la central de gestión de TI.

Esto le da la oportunidad para la gestión de los registros basados en normas, y un grado de control central. La clave del éxito es la capacitación del personal.

Las políticas tienen que cubrir

• Un acuerdo del archivo Plan de Espacios de archivos compartidos. En un sistema de gestión de registros este ideal se basaría en la función; la creación de nuevas carpetas sería estrictamente controlado, y el archivo de las convenciones de nomenclatura que se acuerden.
• Documentos de MS Office.
  
  • El cuadro de propiedades del documento se puede utilizar para mejorar los metadatos
  • Los documentos pueden ser "declarados" como registros utilizando el 'sólo lectura' como etiquetas.
  • Las plantillas estándar se pueden utilizar para mejorar el diseño de formularios
• De control de versiones de documentos.
  Tiene un ejemplo de cómo un equipo de proyecto SIG aplicados a la gestión de documentos de su archivo de almacenamiento.
• La selección de los nuevos registros, la creación de sistemas, por ejemplo, las finanzas o sistemas de gestión de contenido web, se deben incluir.
  
  • funcionalidad para la conservación de los registros
  • la especificación genérica para responder a la libertad de información, de Protección de Datos e Información Ambiental de consultas. El Departamento de Asuntos Constitucionales del Reino Unido ha incluido una especificación en la Directgov

  E-Mails

  El control y la gestión de correos electrónicos es un tema muy amplio y controvertido que no puede llevarse a cabo en este Artículo. Sin embargo, es importante recordar que es el contenido de la información del e-mail lo que es importante y puede ser necesario retener más que el hecho de que ha llegado en un e-mail.
  Sin embargo, hay una serie de cuestiones clave, que deben ser incorporadas en cualquier política institucional de correo electrónico, tales como:
  
  • ¿Quién es el dueño de los e-mails, la institución o el destinatario, o es propiedad compartida de acuerdo con el contenido?
  • ¿Dónde reside la responsabilidad por la captura de mensajes de correo electrónico, el destinatario o la institución?
  • ¿Deberían todos los mensajes de correo electrónico eliminarse de forma automática en las semanas x, a menos que hayan sido específicamente guardados en los archivos de acuerdo?
    
  la política de correo electrónico es quizás la zona más difícil en todas las instituciones, que tendrán que resolver en virtud a la nueva Libertad de la Información y los regímenes de protección de los datos. La mayoría tendrá algunas pautas en su lugar, pero muy pocos han abordado el tema de frente. Para la mayoría de las instituciones es el área donde las consideraciones personales y de negocios se superponen de una manera muy desordenada y el volumen de tráfico parece a la intervención central, tanto engorrosa y una violación de la autonomía personal. Ha habido un estudio CSAC de este asunto - Institucional de Gestión de Registros y correo electrónico. Lo importante a recordar es que los correos electrónicos están disponibles para la Libertad de Información de las búsquedas con independencia de la voluntad o la opinión del creador.
  
  Hay una serie de opciones que tienen que hacerse cuando la construcción de una Política de e-mail:
  
  Propiedad
  
  • Todos los mensajes de correo electrónico pertenecen a la institución
  • Sólo los mensajes comerciales son propiedad de la institución
  • Los mensajes personales son propiedad conjunta de la institución y el destinatario o el escritor
  • Los mensajes personales son confidenciales
    
  Permitir que el e-Mail se use para
  
  • El E-mail puede ser utilizado sólo para el negocio de la institución
  • Puede ser utilizado para fines personales incidentales
  • Puede ser utilizado para todos los efectos, sin restricciones
    
  Etiquetado
  
  • Todos los mensajes de carácter personal deberán ser etiquetados como tales
  • Los mensajes deberán revelar los límites de la autoridad del empleado
  • Los mensajes personales deben llevar una advertencia de especificado
    
  Seguimiento
  
  • El E-mail puede ser monitoreado por cualquier propósito comercial sin previo aviso o consentimiento. (Esto es poco probable que sea permitido por la legislación de Derechos Humanos)
  • Seguimiento permitido con una buena causa o una obligación legal
  • Procedimientos acordados para la vigilancia
  • Falta de control
    
  divulgación de los contenidos
  
  • El contenido del mensaje puede ser revelado para cualquier propósito comercial sin el consentimiento
  • Divulgación conforme a la ley
  • Procedimientos acordados para la divulgación
  • No divulgación
    
  Normas sustantivas
  
  • El sistema no puede ser usado para fines ilegales o ilícitos
  • El sistema no puede descargar software sin la aprobación técnica y de investigación de los antecedentes
  • El sistema no puede ser usado para espionaje electrónico.

Mire esta notas de la Universidad de Northumbria política de uso del e-mail  y Guía de las buenas prácticas.

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Debido a diferencias filosóficas y semánticas entre los modelos administrativos anglosajones y latinos, se mantiene hasta el día de hoy una cierta tensión entre las nociones de gestión documental y la archivística, como si de cosas muy diferentes se tratase. Por un lado, en español no existe una palabra del todo equivalente al concepto de record inglés, que cubre todo aquello que documenta algo. En español usamos el término "documento de archivo", que es más pobre en significado. Cuando en inglés se dice Records management se está refiriendo a la gestión documental... de documentos de archivo específicamente. Pero por otro lado, en inglés la palabra archive significa casi invariablemente "archivo histórico", mientras que en español el "archivo" se entiende en sus varias fases: archivo corriente o de gestión, archivo administrativo o intermedio y, finalmente, el archivo permanente o histórico.

Debido a estas diferencias se producen malentendidos y una cierta tendencia, en los países hispanohablantes y lusófonos al menos, de creer que la archivística se aplica sólo a los archivos históricos, o que el "records management" se refiere a la gestión de cualquier tipo de documentos. En la realidad, no es así: La archivística cubre el "records management" y la gestión de archivos históricos también, mientras que la gestión documental es más amplia que el "records management" ya que se puede aplicar a cualquier tipo de documentos, no sólo a los administrativos o de archivo.

Otro concepto inglés de traducción ambigua al español lo constituye el electronic records management que tanto puede significar sistema de gestión de documentos electrónicos exclusivamente, como sistema electrónico de gestión de documentos de archivo (en papel y/o electrónicos), según se le ponga el énfasis en "electronic records" o en "records management".

En el resto de este artículo se considerará, en general, que se está hablando de un sistema electrónico de gestión de documentos electrónicos, subentendiéndose que muchos de ellos permiten también registrar en el sistema referencias a documentos en papel que habrá que ir a buscar a un archivo físico y no al repositorio de los documentos electrónicos.

Un sistema de gestión de documentos electrónicos es, pues, un sistema computarizado, un conjunto de programas, utilizado para rastrear y almacenar documentos electrónicos y/o imágenes digitales de documentos originalmente soportados en papel. El término puede ser relacionado con conceptos como sistemas de administración de contenido (CMS) y es comúnmente visto como un sistema de administración de contenido corporativo y relacionado con el término Digital Asset Management

Dicho esto, vamos a seguir con el tema comenzado en el anterior post:  Gestion de Registros (Records Management) (I)

Pasos hacia la buena gestión de documentos

¿Quién debe participar?

Uno de sus principales tareas como gestor de documentos es el de identificar las principales partes interesadas que tienen que ser persuadidos de la necesidad y beneficios de su función. Hay maneras formales de hacer esto.

Le sugerimos realizar un análisis de los interesados y sus actitudes probables en su trabajo. El Proyecto Infokit Mangement ofrece un modelo para el análisis. Sigue el enlace para ver una completa plantilla de análisis de los interesados.

Hay dos grupos que necesitan ser convencidos por encima de todos los demás. Los altos directivos tienen más probabilidades de quedar impresionados por los argumentos sobre la eficiencia, el cumplimiento y los costos. Sus otros compañeros son más propensos a ser persuadidos por demostraciones prácticas de sus actividades, hacen una diferencia en la situación laboral, incluso si hay algunos problemas a corto plazo.

Altos Directivos

Una vez que la necesidad de la gestión de documentos se reconoce en la alta dirección, las instituciones tienen que seguir los siguientes pasos:

• Reconocer la administración de registros como una responsabilidad de las empresas importantes y darle el adecuado nivel de prioridad y autoridad
• Asignar la línea general de responsabilidad de la gestión de registros a un alto miembro del equipo directivo
• Comisionar una auditoría de gestión de registros existentes y estructurarla dentro de la institución (una Auditoría de la Información). Esto puede implicar el uso de consultores externos a menos que las habilidades ya existentes estén dentro de la institución.
• Desarrollar una información y administración de Registros de Estrategia para la institución que garantice la existencia de un enfoque integrado de la gestión de registros, protección de datos y otras funciones de la gestión de la información y los procedimientos. Por otra parte, garantizar una relación estrecha práctica entre ellas. En algunos casos la gestión de documentos será visto como parte de una más amplia estrategia de la gestión de la información.
• Nombrar o entrenar a una persona, a su vez la estrategia, en las políticas detalladas para la institución y darles la antigüedad suficiente para ser creíbles en toda la institución. Muchas de las Universidades más antiguas y más grandes han desarrollado la función de administración de registros de sus unidades de archivo histórico, pero en la mayoría de los casos, estos ahora siguen diferentes líneas de información. En Formación Superior y pequeñas instituciones de educación superior el papel tiende a agregarse a las de la protección de datos; la persona responsable de Gestión de Sistemas de Información o el Colegio de Bibliotecarios.

Un aprobado registro de Política Institucional de Gestión

Este es un primer paso necesario. Su propósito en cualquier institución política, para garantizar el mayor nivel posible de apoyo para el proceso de la gestión de registros. Idealmente debe ser aprobado por la Junta de Gobierno (o su equivalente) y debe ser apoyado activamente por el alto ejecutivo. Debe ser breve y limitarse a señalar los principios en vez de los detalles.


Un ejemplo, los registros de administración de directivas que se incluye aquí. Este puede ser descargado y utilizado como modelo para su propia institución.

Este es el documento clave institucional para que cualquier administrador de registros siempre pueda consultar la política tal como se acordó, si su función o autoridad es cuestionada.

Los administradores de registros

Los registros de la institución Manager es un ideal plenamente capacitados y con experiencia profesional. En la práctica, sobre todo en las pequeñas instituciones y colegios de Formación Superior, es poco probable. El trabajo es más probable que sea realizado por alguien que tiene una función de TI, MIS, o de protección de datos. Como parte del desarrollo profesional continuo, sería razonable esperar que la institución apoye a la persona a través de los eventos de capacitación y los cursos necesarios. El mayor peligro es la suposición de que la experiencia previa es suficiente para hacer frente a toda la situación sin pensarlo mucho. En concreto, alguien de un fondo de TI puede tener la tentación de suponer que no es una solución de TI más amplia con la situación. ¡Ojalá fuera tan fácil ...!

El Administrador de Documentos es responsable de la elaboración de una guía para las buenas prácticas en la gestión de registros y asegurar el cumplimiento con la política general. La orientación debe hacer frente a:

1. La creación de registros
2. Presentación de los sistemas de clasificación
3. Retención de las Listas
4. Almacenamiento y Mantenimiento de Registros
5. La disposición final de los registros: - Archivo histórico o destrucción. También debe ser responsable de mantener la pista de auditoría de todos los registros destruidos.
6. Los códigos de prácticas y la legislación

Todo el personal

Impactos FOI (Freedom of information-La libertad de Información) en todo el personal dentro de una organización: todo el mundo que:

• Sea consciente del papel que debe desempeñar para garantizar el cumplimiento de las libertad de información y los hechos de Protección de Datos.
• Tenga en cuenta que después de 2005 (estamos hablando del Reino Unido) el público puede ver un gran número de los registros creados. Revisar periódicamente y disponer de los archivos, incluidos correos electrónicos, de acuerdo con las normas de conservación.
• Mantenga un registro preciso de las actividades

El Departamento de Asuntos Constitucionales ha producido uno nuevo: capacitación de guías, que, aunque principalmente está dirigido para la capacitación del personal para la Libertad de Información,  usted lo encontrará muy útil en un contexto más amplio. Es amplio y largo por lo tanto.

Otra pequeña guía también ha sido producida por JISC que se puede encontrar en la CSAC. 

La Comisión de Auditoría de la Información

La buena gestión de los registros puede ser visto como un proceso cíclico pasando por cinco fases distintivas. El resto de este Artículo trabajará a través de cada uno de estos pasos, y sugieren otras fuentes de información en su caso.

La auditoría de la información contiene dos elementos interrelacionados que son de importancia si los beneficios de un programa de administración de registros se han de realizar:

• El análisis de los procesos de negocio y sistemas que en la actualidad crean y utilizan la información en la institución.
• La auditoría de la información contenida en la propia

En el primer caso lo que el programa está tratando de establecer es la ruta por la cual la información pasa a través de un proceso de negocio, que lo crea, que lo modifica, que lo necesita, y que se ocupa de su almacenamiento y disposición. Esta parte del programa se describe mejor como un Proceso de Revisión.

Si es posible la persona que realiza la auditoría intentará hacer frente a los dos elementos en una sola pasada. Sin embargo, en algunos procesos y en algunas grandes organizaciones esto no será posible y los dos elementos tendrán que llevarse a cabo por separado.

La metodología más desarrollada es el programa DIRKS  de los Archivos Nacionales de Australia. Este es un proceso de ocho pasos para mejorar el mantenimiento de registros y las prácticas de gestión de la información, e incluye recomendaciones para el diseño e implementación de nuevos sistemas a través de los organismos del gobierno australiano.

La escala de esto es tanto más grande y más elaborada, que sería conveniente en la mayoría de las instituciones educativas, pero la experiencia y la práctica que representa se ha reducido con éxito para satisfacer las necesidades de los colegios del Reino Unido. Hay ejemplos en el Reino Unido.

• Un marco institucional flexible para la administración de registros, Proyecto (AFFIRM).
• El establecimiento de buenas prácticas en la gestión de documentos en el FE (Educación Complementaria), John Wheatley College.
• Universidad de West of England Proyecto CSAC de la administración de registros.
• CSAC, proyecto de inscripción de gestión de Warwick - CSAC Documentos de Gestión de Proyectos.

Estas fueron parte de una iniciativa de gestión de los principales registros CSAC que tuvo lugar en una variedad de FE y de las instituciones de ES (Educación Superior) durante el año 2003, algunos de los cuales miraba áreas particulares de conservación de registros de expedientes de los estudiantes, tomándolo como ejemplo, y registros de recursos humanos. La lista completa y los enlaces se puede encontrar en - Apoyo a la administración de registros institucionales.

Le recomendamos que eche un vistazo a algunas de estas como parte de su trabajo de preparación previa. Todos son prácticos y tratan tanto los triunfos, como las dificultades de los registros de auditoría y de gestión.

¿Qué hay en un nombre?

La Comisión de Auditoría de la información también se conoce como un estudio de Registros y de Información, y en publicaciones anteriores se puede referir como un censo de los Registros.

Cualquiera que sea el título, el objetivo es un estudio exhaustivo de todos los registros creados o retenidos por la institución.

"Auditoría" es una palabra que tiende a ser intimidante, ya que se suele asociar con la auditoría financiera anual. La auditoría de la información puede producir la información financiera, pero no es su propósito principal.

Una auditoría de la información debe abarcar a todos los medios de comunicación: - papel, microfichas y sistemas electrónicos.

En alguna guía se hace una distinción entre una encuesta de información que se ocupa sólo del procesamiento de la información y los registros actuales, y una encuesta de Registros, se ocupa de los semi-actuales y "viejos" registros. Por las razones expuestas en la sección de Ciclo de Vida de la Información esto es poco probable que sea una distinción práctica útil, y no es una distinción jurídica válida.

¿Por qué una Auditoría de la Información?

La Comisión de Auditoría de la Información ofrece una evaluación objetiva de las prácticas de mantenimiento de los registros de la institución, y la forma en que en realidad es la información utilizada. Es el primer paso y más importante hacia conseguir el control de los registros y la información que contienen. Es un proceso largo y laborioso, pero es probable que produzca ideas sobre muchos aspectos de la empresa (incluidos habrá quien prefiera mantenerlos ocultos).

• Es probable resaltar que existe una duplicación innecesaria de los registros
• Es probable que indiquen que los procesos de negocio pueden ser optimizados para una administración más eficiente
• Es probable que aparezcan en los registro si se mantienen demasiado tiempo
• Es probable seleccionar 'feudos' de archivador, donde la información se trata como un activo personal para ser compartida de mala gana y no como un recurso para ser compartido por todos, según sea necesario
• Es probable destacar lo que realmente debe ser confidencial y lo que no
• Es probable que muestre donde puede haber ahorro de costes

La metodología y la razón de ser es muy similar a la realización de un proceso de revisión. Información más detallada se puede encontrar en el Proceso de Revisión Infokit.

Por último, es un claro ejemplo de la práctica de una gestión racional y buena, y un elemento importante del buen gobierno corporativo.

Por dónde empezar

El enfoque necesario para el éxito de la auditoría dependerá del tamaño y la estructura de la institución. Un gran multi-sitio, en la Universidad múltiples con una estructura de gestión descentralizada se requiere un enfoque diferente que la de un colegio pequeño con una estructura apretada, la gestión de control centralizado. Esto no es sólo una cuestión de escala, pero es una diferencia fundamental en la manera en que cada uno va en su negocio diario.

Sin embargo, en ambos casos una sola persona o un equipo muy pequeño se hará responsable de la tarea. En un mundo ideal, esa persona será un profesional capacitado Records Manager, pero la más pequeña es la institución más probable donde será una tarea añadida a un papel actual como oficial de datos de dirección de TI, protección, información oficial de información profesional o de gestión.
Cualquiera que sea el punto de partida, la auditoría debe ser previamente planificada cuidadosamente.

Esto debe incluir:

• Un claro compromiso y el apoyo de la alta dirección
• Una lista clara de los objetivos
• Una estrategia de comunicación
• Recogida y tratamiento de los datos recogidos
• Diseño y realización de formas

Compromiso de la Alta Dirección

Bastante se ha dicho en los pasos anteriores hacia la buena gestión de registros para indicar que, sin compromiso de la dirección superior de la auditoría es probable que falle. En el mejor de los casos será incompleta. Las únicas razones para llevar a cabo una auditoría parcial son:

• Para demostrar a la alta dirección que hay algunas "victorias rápidas", que tienen beneficios inmediatos y tangibles. Esto es parte del proceso de persuasión. El éxito aquí se basa en una cuidadosa selección del área a ser auditada.
• Una prueba preliminar del costo indicativo / necesidades de recursos de una auditoría a gran escala.
• Un ejercicio de entrenamiento para quienes participan en auditorías más grandes.

Le recomendamos que vea la auditoría como un proyecto y el uso de un enfoque estructurado para la consecución de los objetivos previstos. La Gestión de Proyectos Infokit da consejos sobre cómo lograr esto.

Objetivos de la Auditoría de Información

La auditoría de la información tiene una serie de objetivos específicos. Estas se pueden dividir en objetivos inmediatos, a corto plazo y largo plazo.

Inmediato

• Un informe provisional sobre la situación actual, que no sea crítico y permita a los propietarios del proceso para confirmar, modificar o refutar sus conclusiones preliminares. Se trata de una información general, cuyos resultados darán forma a la manera de ir sobre los detalles de la auditoría. En muchos casos estos serán acompañados de mapas de procesos que le permiten volver a sus informantes y decir, 'esto es lo que creo que sucede en su área, ¿es correcto? Esta es probablemente la etapa vital para lograr un dispuesto buy-in de sus colegas. Es también un elemento importante en una estrategia de comunicación.

A corto plazo

• Para establecer la forma de la estructura organizativa
• Para identificar qué funciones crear en los registros de la empresa
• Para determinar lo que estos registros se utilizan para
• Para identificar donde se mantienen y por quién
• Para determinar cuánto tiempo se mantienen y cuánto tiempo debe mantenerse
• Para identificar quién debe usarlos ahora, y que lo puedan necesitar en el futuro si el poseedor del registro actual deja a la institución, o si la estructura de la organización en sí realiza cambios.
• Para identificar los sistemas heredados y los registros que puedan ser interrumpidos
• Para identificar los registros vitales, que es el pequeño núcleo de registros que son necesarios para el diario de la institución de negocios y las obligaciones legales. Es vital que estos registros sean accesibles si  los desastres ocurren.

A largo plazo

• Desarrollo del almacenamiento de archivos y recuperación económica
• Mejora de los sistemas de gestión de registros
• Desarrollo de procesos de mejora del flujo de trabajo
• Desarrollo de programas de retención (también conocido como programas de eliminación)

En la práctica, en casi todos los casos es a corto plazo y determinará el enfoque y las prioridades.

La Comisión de Auditoría de la información - Un aviso de la Salud

No hay un solo enfoque o metodología teórica que garantice el éxito en la auditoría de la información. En un mundo ideal sería un proceso en curso, constantemente actualizado a través del tiempo. Esto evitaría que el personal y los sistemas vuelvan a caer en las maneras fáciles. La experiencia práctica sugiere que una repetición de período fijo del ejercicio, por ejemplo, cada 2-3 años, es necesario para mantener todo en marcha y para acomodar los cambios en la organización, los procesos de negocio y de personal.

Siempre hay una posibilidad de que usted encuentre algo que va en contra, no sólo en la política de acuerdo de la gestión de lo registros, pero es fundamentalmente en contra de la política institucional o es simplemente ilegal. El consejo general aquí es inútil porque las circunstancias serán específicas y no es probable que sean opciones éticas a realizar. Desde un punto de vista puramente de autodefensa de vista, es vital que usted no caiga en cualquier encubrimiento, no importa cuán importante es el delincuente, ya que saldrá a la luz. En un régimen de libertad de información que será más pronto que tarde y que será castigado como accesorio (la persona que sabía pero no hizo nada).

Es más probable que usted hará sus recomendaciones, pero por diversas razones, algunas buenas, algunas nada malas, así tiene que suceder. ¿Cómo hacer frente a esto? Es posible saltar arriba y abajo y, aunque es posible ganar la batalla inmediata, es probable que tenga oposición de crear esta táctica y la resistencia a sus propuestas. Records Management es un juego largo, y la experiencia es que la mayoría de los problemas vienen por ahí, otra vez en el tiempo. Tener un análisis ya hecho es la solución a la situación. Los éxitos son su tarjeta de crédito acumulado. Razonabilidad y asesoramiento imparcial, junto con la competencia profesional por lo general significa que con el tiempo se le de confianza para llegar a la mejor solución para todos.

Vale la pena llevar a cabo una evaluación del riesgo en el inicio del proceso. La Gestión de Riesgos de Infokit cubre esto y proporciona un modelo para evaluar el riesgo.

Un enfoque más rígido o teórico es probable que sea contraproducente, por tres razones:

• Es probable que los registros importantes se perdieran o infravaloraran su importancia, ya que no encajan en el programa pre-existente.
• Habrá una tendencia a "esconder" la desordenada o inconveniente. Desde el punto de vista de los objetivos planteados esto se auto-derrota.
• Incluso si la política es más implícita que explícita casi siempre es perceptible para los de primera línea. Esto limitará la voluntad de cooperación. Agendas ocultas crean reservas y el miedo. Es vital tener la "confianza" del personal.

Por encima de todo, es una cuestión de personas. Es vital que todo aquel que se encarga de llevar a cabo la auditoría se comunique con sus colegas, y los lleve, junto con los objetivos. El enfoque debería hacer hincapié en la "zanahoria" en lugar del "garrote". Si es posible una "victoria rápida" identificando lo que hace una diferencia demostrable para trabajar situaciones que se producen de cooperación, que ninguna cantidad de la teoría de la multa o exhortación.

El enfoque debe ser lo más abierto posible, que sea compatible con el logro de los objetivos expuestos en la sección de Por dónde empezar.

La relación entre la política y Auditoría

A través del tiempo la Comisión de Auditoría y las prácticas de destrucción deben alimentar de nuevo en las prácticas de la institución de la gestión de registros y producir modificaciones. Si es necesario estas pueden a su vez retroalimentan la política institucional.

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¡Demasiado trabajo para la figura del Community Manager!

Últimamente se está hablando demasiado del trabajo y perfil que debe tener el Community Manager, pero ¿tenemos la suficiente experiencia para saberlo exactamente?. Tenemos que fijarnos en aquellas empresas que tienen experiencia, y analizar sus éxitos y fracasos, esa es "la suerte" cuando entramos tarde en las nuevas tecnologías.

A continuación expongo una serie de acciones (por ello utilizo o abuso del infinitivo) que debe realizar un Community Manager, pero lógicamente cada empresa tiene sus necesidades o sus planes estratégicos, e incluso puedo decir que alguna empresa no le interese estar en las Redes Sociales.

1. Marketing Online, estrategias de difusión y visibilidad de la marca

• Contribuir al desarrollo de la comercialización en línea de la compañía y las estrategias de difusión.
• Fomentar un sentido de comunidad en torno a la marca, tanto en las propiedades de la marca y en la web en general para la construcción de relaciones.
• Contribuir a la estrategia web de la Sociedad para que las comunicaciones de los clientes en todos los puntos de contacto se maximicen.
• Monitorear las conversaciones en línea y los eventos, siendo usted el representante de la empresa
• Participar en los sitios de redes sociales
• Nombrar la marca en redes sociales mediante la creación de perfiles para proteger la marca.
• Identificar y participar en redes sociales, en su caso para su marca y empresa.
• Administrar, mantener y asegurar el éxito del blog de la empresa
• Asegúrese de que se convierta en una herramienta viable para comunicar a los clientes de la Compañía
• Promover, reclutar  "expertos" y proporcionar a la Empresa y fuera los recursos para el blog
• Promover el blog, tanto dentro (Comunicación interna 2.0) de la empresa como en el exterior

2. Relaciones Públicas

• Identificar personas influyentes en su industria. Establecer relaciones, socializar y colaborar con ellos.
• Involucrar y motivar a los defensores de la Compañía en línea más activos y asegurar que sus esfuerzos sean reconocidos.
• Responder a las crisis de manera oportuna y profesional.
• Coordinar los esfuerzos de los evangelistas, los moderadores de los foros, y los defensores para que los proyectos de la empresa afectada se ejecuten de manera eficiente y en forma oportuna.
• Proveer liderazgo para motivar y maximizar el impacto de los esfuerzos de la comunidad en línea 
• Anime al boca-oreja: enseñarles cómo iniciar la conversación y mantenerla
• Establecer los objetivos, identificar los objetivos y la línea de tiempo
• Divida el objetivo en tareas, plazos y gestión de los proyectos para alcanzar el objetivo.
• Asegurar que los proyectos se han completado y los participantes sean compensados y reconocidos.

3. Cliente y Soporte Técnico

• Ser uno con el producto (s). Saber que hay por dentro y por fuera.
• Escuchar a los clientes y recoger sus comentarios. Les damos las gracias por sus aportaciones.
• Ruta de las necesidades de los clientes al departamento apropiado.
• Será responsable de la administración de los bienes de la compañía en línea de la marca (s).
• Asegúrese de que exista un ambiente positivo y que refleje el compromiso de la empresa hacia un excelente servicio al cliente.
• Trabajar en estrecha colaboración con el gerente de la empresa para garantizar que los objetivos del foro se cumplan.
• Monitorear los foros en línea, para identificar posibles problemas y los comunicará sin demora a la dirección de TI en su caso
• Practicar una excelente comunicación con los clientes acerca de los temas potencialmente controvertidos.
• Abogar por las necesidades del cliente, pero con equilibrio con las necesidades de la empresa y comunique diplomáticamente tanto a los clientes como a la empresa

4. Desarrollo de Productos y Control de Calidad

• Comunicar las sugerencias de los clientes y aportar ideas para mejorar el producto.
• Participar en los debates sobre el uso del producto.
• Informe de los defectos del producto.

5. Ventas y Asociaciones Empresariales

• Identificar las oportunidades de ventas y la ruta potencial de los equipos adecuados.
• De forma proactiva participe en la construcción de relaciones estratégicas que se traducirán en sociedades comerciales mutuamente ventajosas.

6. Embajador Interno Web 2.0

• Fomentar la comunicación interna y el liderazgo de los esfuerzos funcionales.
• Elaborar directrices para garantizar que la difusión en línea de la empresa es a la vez eficaz y coherente con la imagen de la organización y la estrategia global de comunicación.
• Aumentar el conocimiento de las herramientas web 2.0 a través de la empresa y proporcionar capacitación para su uso.
• Enseñar, guiar y alentar a aquellos que son nuevos en las herramientas Web 2.0 en la nueva cultura.
• Estar disponible para el personal a través de la Sociedad para ayudarles a identificar y utilizar herramientas en línea para ayudar a alcanzar sus objetivos relacionados con su posición.
• Abogar por el cambio cultural que se requiere para ser una empresa centrada en el cliente.

7. Presentación de informes

• Participar en la creación del plan de la comunidad en línea, incluyendo un presupuesto
• Realizar el seguimiento e informar sobre una base regular:
• Medidas cuantitativas  para los objetivos de negocio
• Cantidad de actividad en el sitio de la comunidad (s)
• Informe cualitativo de las respuestas de los consumidores
• Sugerencias y comentarios para la gestión de los niveles ejecutivos
• Identificar y ofrecer soluciones para romper las barreras entre los clientes y las empresas. Esto incluye la identificación de necesidades que no se están cumpliendo desde la perspectiva del cliente y la participación en la discusión de si las necesidades son válidas, puedan ser satisfechas y si van a beneficiar a la organización en su conjunto.

8. Fijación de Metas y Desarrollo Profesional

• Manténgase al día sobre las nuevas herramientas de los medios sociales, las mejores prácticas y cómo las organizaciones y empresas las están utilizando, de manera que la empresa pueda seguir siendo pionera en la adopción de las tecnologías emergentes.
• Participar en la creación de redes profesionales mediante la interacción con sus compañeros y líderes de opinión en los foros en línea y puedan asistir a los eventos.

Ver Presentación: Cómo ser un buen Community Manager

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¿Dónde está ese fenómeno de profesional? ¿Sería usted capaz de realizar tanto trabajo por 750 Eur al mes? Realizo esta última pregunta porque la vi en una oferta de trabajo...

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Cómo las empresas deben reaccionar ante los comentarios del consumidor en la Redes Sociales

Gestion de los Registros (Records Management) (I)

Este artículo está dirigido a personas en educación superior y complementaria que son nuevos en la disciplina. No es una guía completa para convertirse en un administrador de registros profesionales, pero sí proporciona algunas pautas para los problemas que se enfrentan y algunas de las técnicas para superar estos. El Artículo proporciona un marco basado en una versión simplificada de los Archivos Nacionales de Australia, programa DIRKS  para la gestión de la información empresarial. Si usted viene de una biblioteca, de la información o archivos de fondo algunos de los elementos le será muy familiar.

Si usted es un administrador de registros profesionales en una gran institución el material de referencia de base le añadir poco a su conocimiento a pesar de que será la actualización del material de referencia a intervalos regulares. Sus necesidades se satisfacen mejor al unirse a uno de los de la lista CSAC, Manteniendo un ojo en materia de gestión de registros en las principales página web del CSAC , y participando en grupos de practicantes que existen en Educación Superior y Complementaria y en  la Sociedad de Gestión de Expedientes del Reino Unido. No obstante, usted puede encontrar el material útil para sensibilizar sobre los problemas de gestión de registros entre los no especialistas en su institución.

Incluso si usted es nuevo en todo esto, encontrará una lista de bienvenida en cada una de las anteriores. Records Management es una disciplina formal relativamente nueva. Los profesionales provienen de una variedad de orígenes diferentes, son muy conscientes de la magnitud del trabajo, un recién llegado puede enfrentar el trabajo por su cuenta, y si son buenos para ayudar a compartir y asesorarse de manera informal. Usted puede encontrar ayuda en materia de disposiciones legales específicas en el Servicio de Información Legal de CSAC .

La administración de registros es una disciplina de gestión de gran alcance. Las habilidades necesarias incluyen asegurar que su institución cumpla de una manera muy práctica con toda la legislación y la reglamentación que afecta a sus operaciones, personal y empresarial. Otros elementos que van desde el desarrollo de "orden y limpieza" de la información y registros para la conservación a largo plazo (10 años +) de los datos electrónicos, y la selección de registros para su posible inclusión en el archivo histórico de la institución.

Como administrador de registros se encuentra en una situación interesante en su institución. Esto podría ser caracterizado como "siempre en el medio". Con el cambio de organización son la norma, como gestor de registros que rápidamente puede convertirse en la única persona que tiene una valoración global de cómo su institución trabaja realmente y por lo tanto una valiosa fuente de consejos prácticos para todos. Por encima de todo, su éxito dependerá de convencer a ambas:

• La alta dirección de su institución que el trabajo vale la pena hacerlo bien
• Sus colegas, de los cuales los registros son un asunto secundario a su objetivo primordial de la enseñanza y la administración que hay beneficios positivos a su situación de trabajo de 'hacerlo bien'.

Las operaciones de registros y una política de gestión, constituyen el núcleo de este Artículo, se tratará en secciones posteriores o en otros artículos, ya que el tema es bastante extenso. Lo ideal sería que estos deban sentarse dentro de un marco institucional global de estrategia de la información y estar estrechamente vinculada con sus otros elementos, como de políticas y de desarrollo. En la práctica, muchas instituciones educativas en España no han desarrollado esta estrategia. Incluso en los casos que tienen, la capacidad del administrador de registros recién nombrado, la influencia será limitada hasta que tengan una reconocida y positiva "trayectoria". Esta información de ciertos aspectos técnicos de la función, pero también hace hincapié en que gran parte de su tiempo se gastará en comunicación, negociación y persuasión. Esto no es un papel para cualquiera - si después de leer esto usted encuentra que necesita más capacitación o si desea proceder a una cualificación formal se detallan en la sección final.

En resumen, la administración de registros es intrínsecamente poco glamurosa, pero vital para el funcionamiento eficiente de las operaciones diarias de su institución. También es la herramienta esencial que sustenta el cumplimiento legal y reglamentario de su institución.

El vínculo entre la gestión de documentos y la legislación esto es ahora una cosa explícita. Las leyes de la libertad de expresión contienen códigos de prácticas que, aunque no es obligatorio se convertirán en las normas por las que todos los registros del sector público mantendrán las prácticas juzgadas. Estos son:

• para el Reino Unido: http://www.legislation.gov.uk/ukpga/2000/36/contents
• para Escocia: http://www.scotland.gov.uk/Topics/Government/Finance/18232/FOI
• para EEUU: http://www.state.gov/m/a/ips/
• En España: La Constitución Española (art. 20) reconoce y protege el derecho a comunicar o recibir libremente información veraz por cualquier medio de difusión. La Ley Orgánica 2/1984, de 5 de enero, regula el derecho de rectificación. Por ley ha de regularse la organización y el control parlamentario de los medios de comunicación social dependientes del Estado o de cualquier otro ente público, garantizando el acceso a dichos medios de los grupos sociales y políticos significativos y respetando el pluralismo de la sociedad y de las diversas lenguas de España. La Ley 4/1980, de 10 de enero, regula el Estatuto de la Radio y la Televisión, y la Ley 40/1983, de 26 de diciembre, el tercer canal de televisión. La Ley 10/1988, de 3 de mayo, regula la televisión privada. Los límites para el derecho de libre información, que no puede ser objeto de censura previa, son los mismos que para la libertad de expresión. Que cada uno lo entienda a su manera...

En el CSAC han dado una orientación sobre todos estos asuntos que se pueden encontrar en http://www.jisc.ac.uk/publications y http://www.jisclegal.ac.uk.

Bajo su dirección, su institución tendrá que desarrollar políticas de creación del registro y gestión de la información que se realizan a través de fondo y de forma coherente. El concepto básico es que la información que se captura como un registro en papel, microfichas o en un sistema electrónico requiere una gestión coherente, sistemática y activa, desde el momento de su creación hasta su eliminación, ya sea por un proceso de destrucción controlada o de un archivo histórico . Este proceso es generalmente conocido como el ciclo de vida del registro o información.

¿Qué es un registro?

Los registros son los productos que registran todas y cada una de las transacciones comerciales y administrativas de una institución y detalles acerca de sus estudios, del personal y todos sus contactos externos. Ellos son el recurso fundamental para su continuidad efectiva. También forman la memoria colectiva que debe estar disponible más allá de la vida o la memoria de trabajo de un solo miembro del personal.

El expediente es la declaración final sobre el proceso de transacción o negocio que representa. Una vez que se decretó, debe permanecer inalterada en el tiempo, no importa cuántas veces se recuerde para su uso. El plan incluirá información única y / o datos y es probable que sea el resultado final de un documento y el proceso de gestión de versiones. Si la información o datos que contiene se requiere para procesar más lejos, esta debe ser copiada y se creará un nuevo documento.

Hay que tener en cuenta que incluso cuando el método de la transmisión de un expediente se pueda usar el correo de papel y la superficie del documento es probable que haya sido creada por medios electrónicos en una PC, usando un paquete de procesamiento de textos. El original por lo tanto puede ser la última versión electrónica, pre-impresión-fuera en lugar de una copia impresa fotocopiada o segunda que se coloca en un fichero manual. Si la versión en papel se firma o no formalmente autentificada se considera como el "original" en la ley.

¿Qué es un documento?

La mejor manera de pensar acerca de un documento es que es un trabajo en progreso por un individuo o grupo de individuos. Sólo en su forma final, tiene la posibilidad de convertirse en un registro. Todos los documentos y registros contienen información y / o datos y requieren etiquetas o metadatos para que puedan ser identificados y recuperados. Los sistemas formales de gestión de documentos son ampliamente utilizados, para controlar y seguir el desarrollo a través de versiones y la edición, pero en algún momento una versión final, que se decida, es esta versión la que tiene la posibilidad de convertirse en un registro.

De lo que se ha dicho, ya que no todos los documentos que se convierten en registros, y del mismo modo que no todos los registros son documentos. Un registro también puede adoptar la forma de una base de datos o de sus elementos, una película, una grabación de sonido, y un número indeterminado de otras posibilidades.

¿Qué es la administración de registros?

La administración de registros es un proceso para la gestión sistemática de todos los registros y la información o datos que contienen. Tradicionalmente, estos se llevaron a cabo en papel, o más recientemente en microfilm o ficha, pero ahora se introducen o almacenan cada vez más dentro de los sistemas electrónicos.

El concepto central es el ciclo de vida de la información, que considera que la información tiene una serie de fases desde la creación hasta la disposición final a través de un proceso de destrucción controlada o se han añadido al registro a largo plazo o permanente (el archivo) de la institución u organización que representa.

En la mayoría de los casos la vida útil puede ser pre-determinada en la creación del registro por el uso de la retención de pre-definidos o programas de destrucción.

La buena administración de registros se basa en los principios de revisión periódica y en la retención o destrucción controlada de la información.

El objetivo es que el registro debe ser gestionado y mantenido de tal manera que;

• Cumple con todas las necesidades empresariales internas
• Defiende la Institución y a su gente contra todas las demandas externas
• Es compatible con todos los requisitos reglamentarios y legales
• Es capaz de proporcionar la evidencia primaria o secundaria de un proceso de transacción o negocio que es admisible en un tribunal de justicia
• Se mantiene o es almacenada en la forma más económica de conformidad con los objetivos antes mencionados

Y, por último

• Se elimina de una manera tal que sea auditable, y cumple con todos los requisitos ambientales y otros.

¿Cuál es el ciclo de vida de la información?

Tradicionalmente, el ciclo de vida se ha representado mediante un diagrama lineal con el eje horizontal que representa el "tiempo" de la creación.

El proceso de revisión puede ser simplificado mediante la asignación de períodos de retención predefinidos para las categorías de información en la fase de creación de la información.

Si nos hacemos la pregunta, "¿Cuánto tiempo debe permanecer algún registro como registro actual, que pueda ser necesario para el diario de negocios? la respuesta no es sencilla. El Tiempo desde la creación de la información en el registro no puede ser nunca el único criterio. El sentido común sugiere que las funciones de negocio necesitan, para mantener un cierre de registro en mano, que está al día, durante períodos de tiempo distintos. En algunos casos podría ser de tan sólo unos días, en otros, podrían pasar varios años.

Por ejemplo, la longitud de tiempo que un expediente académico del estudiante se mantiene activo dependerá,

• de la duración del curso,
• si el estudiante progresa a otro curso en la misma institución,
• si se trata de un curso que conduce a una cualificación profesional reconocida. Áreas tales como medicina, enfermería, arquitectura, derecho de ingeniería, puede requerir que algunos elementos del expediente del estudiante se mantengan durante al menos la vida laboral del individuo,
• si la entidad utiliza un sistema de información estudiantil electrónico que se establece para retener datos de los estudiantes 'para siempre'.

Del mismo modo, la fase de semi-actual tendrá una duración de períodos de tiempo variables. Lo mejor es la definida como el período de tiempo en el que podría ser el registro necesario, pero no regularmente.

En los flujos de información práctica a través de una institución son más variados y tienen diferentes requisitos. Es útil para representar a estos tres como los flujos de información que representan distintos requisitos sobre la información.

Esto representa una visión más dinámica del proceso de ciclo de vida. El Tiempo desde la creación se vuelve menos importante que la función en los registros de información.

En los Registros Permanentes  se incluyen las categorías tales como las actas de los órganos rectores, estatutos, cuentas anuales auditadas, ejemplos de material publicado, y muchos otros. Los criterios clave para la inclusión en esta categoría son las siguientes:

• será necesario durante el tiempo que la institución tenga una existencia,
• es un requisito legal permanente, o alternativamente,
• pasa a formar parte del archivo histórico

Hoy en día la Información sobre Operaciones es casi siempre contenida dentro de los sistemas electrónicos y es información que no tiene principio, medio o estado final aunque es probable que sea una pista en la auditoría de los cambios. En la mayoría de los procesos representa una primera etapa de procesamiento de datos y es probable que sea representado como información procesada en el flujo de información limitada en el tiempo. Estos, a su vez, pueden ser tratados posteriormente y se resumen como parte de un registro permanente.

Un ejemplo es el progreso de la información en una factura de compra a través de una cuenta final controlada y publicada.

El flujo en el  límite en el tiempo  de la información, tiene dos fases. Al principio se trata de información actual, que puede ser utilizada sobre una base diaria o semanal. La segunda fase es cuando la información tiene que ser mantenida por razones legales o de otra índole, pero rara vez se requiere para fines operativos. Este es el flujo de información a la que los períodos de retención se puede aplicar.

Un ejemplo de ello es el expediente académico que se requiere de forma regular mientras el estudiante asiste a la institución y su progreso está siendo monitoreado de manera regular. Ésta es la información actual. Después de que el estudiante ha dejado la institución, la información se convertirá en no corriente, pero las partes de ese registro se mantendrán durante muchos años y puede ser requerida de forma muy ocasional.

¿Qué son los periodos de retención?

Estos son los períodos de tiempo, que van desde unos meses a la permanencia durante el cual un registro tiene que ser mantenido por una institución. Esto generalmente se determina por ley, son legales, reglamentarios o de cumplimiento del negocio, o cuando éstos no se aplican, por una mejor evaluación de los riesgos involucrados en la destrucción contra los costos de retención. El período de conservación puede consistir en:

• Un número fijo de años a partir de la creación:
  La mayoría de los registros financieros de las organizaciones tienen que mantenerse para el año en curso, seis años para cumplir con las regulaciones del IVA y de impuestos, un total efectivo de 7 años. En este caso, la fecha de destrucción que se conoce, fija y de que se proceda sin más intervención.
• La vida de la operación + un período determinado de años.
  Los contratos comerciales se mantendrá durante la vigencia del contrato + 6 años. El número exacto de años dependerá de la duración del contrato.

En algunos casos los registros creados en el mismo día por el mismo tipo de transacción y aparentemente similares pueden deberse a la destrucción final de año de diferencia. Los archivos del estudiante de nuevo un ejemplo obvio. Registros detallados de los estudiantes de enfermería se requiere para toda la vida laboral de la enfermera. No quiere decir que cada pieza de papel o de la información que se incluye en un 'archivo' tiene que ser mantenido a lo largo. La legislación (protección de datos), el sentido común y la eficiencia dictan que el contenido del 'archivo' debe ser revisado, y la mantenerlo un mínimo necesario. Las pensiones, los estudiantes y muchos tipos de registros de recursos humanos caen dentro de esta categoría. En muchas organizaciones la práctica es revisar estos archivos después de 5 años, revisar el contenido, retirar todo el material superfluo y, en efecto crear un nuevo archivo, o archivos, algunos de los cuales pueden ser organizados de forma individual de acuerdo a la fecha de eliminación. Este proceso será registrado y auditado.

Reconocimiento de las Normas

Los Códigos de Prácticas se señalan en la introducción de este Artículo y se basan en normas reconocidas internacionalmente, de prácticas para la gestión de documentos en el mundo de habla Inglesa. Mientras que estas tienden a ser muy detallados y son preceptivas en el tono es ciertamente una buena idea para que estas estén en su biblioteca de referencia rápida. A nadie le recomendamos conocer estas de memoria, y no estar leyéndolas a  la hora de acostarse. Por otro lado están las normas claras y objetivas de que su trabajo se puede juzgar tanto por sus próximos y por los foráneos, y la mayoría tienen un resumen de los puntos clave, que son muy útiles en el proceso de persuasión.

Estas normas se dividen en tres categorías:

• Normas técnicas para la seguridad de la información, gestión de documentos, el microfilm y la gestión de expedientes electrónicos
• ¿Cómo proporcionar los registros para que sean capaces de ser reconocidos como auténticos en un tribunal de justicia?
• La certificación de copias de los documentos

El propósito de estas normas es proporcionar una garantía de la autenticidad y la integridad de una copia de cualquier documento, que se produce para cualquier propósito. ¿Por qué es necesario?
Hay una creciente evidencia anecdótica de que las autoridades están haciendo una distinción entre la gestión de registros y el procesamiento de la información, es decir, situaciones en las que podría o el registro no pueda ser modificado antes de su presentación. La distinción es particularmente importante en el caso de los registros electrónicos.

¿Por qué es necesaria ahora la administración de registros?

• Todas las instituciones de educación postsecundaria y superior operan en un mundo complejo de cuestiones legales y reglamentarias. Las sanciones por el incumplimiento son cada vez más duras, tanto a nivel personal para cada miembro del personal, como para la institución.
• Vivimos en una sociedad cada vez más litigiosa, que cree que debe ser recompensada, o compensada por lo menos, por los fallos de las demás.
• El instinto natural de la mayoría de las instituciones dadas en  este escenario es cerrar filas y dar la información mínima posible para el público. Esto no es una opción en cualquier lugar del Reino Unido para el Sector Público, que en el 2010 libero la información de sus archivos.
• La Libertad de Información (FOI) de las leyes entraron en vigencia en enero de 2005 (hablamos de Reino Unido). Todas las consultas por escrito y los correos electrónicos tienen que responder en un plazo de 20 días hábiles. Para complicar aún más la vida de la Protección de Datos en las investigaciones, tienen que ser respondidas dentro de los 40 días naturales. Las solicitudes de información dentro de 30 días del calendario. Si estas peticiones son de información basada en la libertad de información pueden solicitarla cualquier miembro del personal, y no hace falta decir por qué y para qué la información se quiere.
• La memoria personal de los distintos miembros del personal acerca de las iniciativas anteriores, los procedimientos y la organización es cada vez menos fiable,
  
  • medida que aumenta la rotación de personal;
  • como las instituciones crecen rápidamente y cambian su estructura organizativa con más frecuencia.
• La administración de registros es un factor clave en el aumento de la eficiencia organizativa

La elección es entre salir del paso y esperar que todo irá bien, o se establece un programa de gestión de registros.

Beneficios de la adopción de un Programa de Gestión de Registros

La pregunta clave que siempre se plantea es "¿Qué es esto y cuánto va a costar?"
Esa es una pregunta difícil de responder definitivamente ya que en parte dependerá del tamaño de la institución, los resultados de la auditoría de la información (explicado más adelante en otro post), la longitud de tiempo que está disponible para lograr resultados, y la cantidad de los recursos humanos disponibles para la tarea.

La respuesta honesta y sencilla es que siempre habrá costos iniciales, pero el objetivo es que estos se reducen de los ingresos y los gastos de capital durante un período de 3-5 años y que se producen en en el curso de la eficiencia empresarial. Exactamente cómo usted va sobre el cálculo de éste dependerá de los sistemas de contabilidad en su institución. Los asuntos específicos, sobre los cuales usted necesita la información de sus finanzas, los bienes y / o el departamento de recursos humanos, son:

• ¿Cómo se calculan los costos de propiedad?. Lo que está después es el costo de servicio por metro cuadrado de superficie de los edificios ocupados por la institución. Esto puede variar enormemente dependiendo de dónde se encuentran, los principales centros de la ciudad o el campo. Es muy posible que la información no estará disponible en este formulario y que tendrá que hacer una estimación aproximada de la información que usted puede conseguir.
• ¿Cómo se calcula la depreciación de los equipos?. Un PC puede ser considerado como que no vale nada después de 4 años, mientras que la estantería o mueble sólo podrán ser dados de baja después de 15 años. El problema potencial es que su institución no puede haber hecho estos cálculos, o incluso tener un equipo de gran escala y el inventario de los muebles. Una vez más tendrá que hacer una estimación basada en la información que usted pueda conseguir.
• El costo promedio por hora del personal en diferentes niveles de clasificación. Si usted va a tratar de calcular el valor de tiempo del personal salvo por una mayor eficiencia, usted necesita saber lo que cuesta en el primer lugar.

Algunos hechos que le gustaría tener como punto de partida.

• Una auditoría de la información por lo general produce por lo menos un ahorro del 50% en el requisito de la oficina de presentación y más aún en las áreas de almacenamiento. Este beneficio se puede calcular en términos del costo de la superficie del suelo, guardar lo que podría ser mejor utilizados para otros fines. También es un beneficio para agregar el costo de los equipos liberados para otros fines o compras de equipo. Este es un beneficio único que se puede utilizar para ayudar a compensar los costos iniciales.
• Si su institución se está moviendo a un nuevo local o a un departamento, se está moviendo a un nuevo edificio que es raro tener más espacio de almacenamiento como en edificios antiguos. Esto es generalmente visto como una oportunidad para una salida clara. A nivel práctico, lo que suele suceder es que los registros no corrientes son arrojados a las cajas y luego se envían a un almacenamiento comercial. recuperación racional es casi imposible porque la basura se mezcla con los registros valiosos y es raro que los contenidos de la caja se registren en una forma recuperable. 'Varios archivos de la directora, 2007-11' La categoría no es útil sobre todo si hay otras 20 cajas etiquetadas de la misma manera. La gestión de ese proceso y el costo en curso es una gran oportunidad para demostrar las ventajas de la gestión de los registros formales.
• Se ha estimado recientemente por una empresa consultora que el 45% del tiempo del personal administrativo se gasta recuperando información de un tipo u otro. Si ese tiempo se puede mejorar en un 20% o 10%, entonces hay un claro aumento de la productividad en curso cuyos beneficios económicos se pueden calcular.

Un ejemplo de un resueltos de costo / beneficio es proporcionado por el proyecto AFFIRM, que fue desarrollado por el Consorcio Occidental de Colegios como parte de un programa de gestión de los principales registros CSAC.

Crudas medidas financieras, como unidad de cálculo de costos, puede resultar beneficioso para usted en las etapas iniciales de su papel, especialmente porque algunas de las ganancias pueden ser muy grandes en una institución que es ineficiente en su gestión de registros. Lo difícil es mantener la producción de este nivel de ejercicio en los beneficios de años, como en la administración de registros cuando se convierte en norma.

Una medida más económica que usted debe considerar son los costos que se aplican a la institución si no se cumple, o no pudieran cumplir con la legislación y la reglamentación bajo la cual operan. Esto no es simplemente una cuestión de las sanciones pecuniarias por incumplimiento legal, sino también los gastos legales y el aumento de las primas de seguros que también podrían aplicarse en circunstancias particulares.

En el mediano y largo plazo es posible que desee desarrollar medidas no financieras a sentarse junto a estos. Estos son otros objetivos, que reflejan su propia experiencia y necesidades, y al que se comprometan públicamente. Estos también pueden ser públicos los acuerdos de nivel de servicio y los objetivos de rendimiento aprobado por la alta dirección. En las empresas comerciales de todas estas medidas se unen en un "cuadro de mando integral", cuyos objetivos son evaluados anualmente y si es necesario se ajustan. Hay una literatura muy grande sobre este tema. Aunque este método de evaluación de la eficiencia está empezando a tener impacto en las instituciones de España su uso está más desarrollado en los EE.UU. - información adicional está disponible en El Balanced Scorecard Institute

Entre los beneficios no financieros se pueden resumir de la siguiente manera:

Eficiencia

• La información siempre se pueden recuperar de forma rápida y fiable
• La información está disponible para apoyar la toma de decisiones estratégicas
• El acceso a la memoria colectiva de una institución proporciona precedentes para las acciones, y debe evitar la necesidad de "volver a inventar de nuevo"
• Simplificación de los procesos de negocios (el análisis funcional es una parte fundamental de un programa de gestión de registros sistemáticos)
• Reducción de costes y el cumplimiento reglamentario de la recuperación
• Una mejor utilización del espacio de oficinas (caracterizada por la reducción del número de archivadores llenos de papel en desuso en oficinas, y el aumento de espacio para las personas)
• Reducción de gastos generales de almacenamiento y recuperación de la información

Ventaja Competitiva

• de gestión a largo plazo de los activos físicos
• Mejorar la imagen pública por la capacidad de responder rápida y adecuadamente a las solicitudes de información
• Capacidad de responder rápidamente a nuevas situaciones
   

En los siguientes posts seguiremos hablando de este tema, con los subtítulos: 

- Pasos hacia la buena gestión de documentos

La Comisión de Auditoría de Información

- ¿Por qué es y por dónde empezar?

- Objetivos de la Auditoría de la Información

- Una advertencia de la Salud

- La relación entre la política y Auditoría

- Una estrategia de comunicación

- Recopilación de información

- Registros Electrónicos

- Buen manejo y una mejor utilización de la inversión

Análisis Funcional

- Ventajas y Desventajas de la Clasificación Funcional

- Un ejemplo práctico

Registros de los horarios de retención

- Evaluación del riesgo y Registro Civil

- Recuperación de Desastres y destrucción controlada

Aplicación y revisión

Para concluir

Fuentes de información adicional y Formación

Artículos relacionados:

Records Manager: Descripción del trabajo y actividades

Gestion de los Registros (Records Management) (II)

Gestion de los Registros (Records Management) (III)

Gestión de los Registros (Records Management) (IV)


 

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Marketing Word of Mouth

Word of  Mouth es el sonido de las nuevas ideas - conversaciones, historias y experiencias compartidas que las modas tipo que pasa de las tendencias duraderas. Descubrimos lo que hay de nuevo, qué será lo próximo y lo que afectará a nuestras vidas y a nuestro mundo.

El marketing boca a boca, tal como se denomina esta disciplina, se basa en el marketing de 3era generación. En la primera lo principal eran los productos, mientras que en la segunda lo relevante son las relaciones. En esta 3era generación la empresa tiene un papel casi secundario y simplemente inicia los disparadores para que el boca a boca se expanda de manera exponencial entre los propios consumidores. Ahí radica el secreto de su éxito.

Se pueden realizar campañas de marketing boca a boca. Inicialmente, hay que conocer en profundidad a los clientes y no clientes de cada empresa. ¿Qué hacen durante el día? ¿Son personas con muchos contactos? ¿Cómo se comunican?. Después de ello debemos identificar cual es el "wording", es decir, las palabras que se utilizan para hablar de nuestro producto. Esas son las fases iniciales que no pueden faltar en ninguna campaña de boca a boca.
En castellano la expresión correcta es boca a boca o boca en boca, ya que boca a oreja es un catalanismo (boca orella, literalmente ‘boca oído’).